Puesto vacante: Administrador Ejecutivo

Administrador Ejecutivo
Roanoke, TX
A tiempo parcial de lunes a jueves y viernes de 9.00 a 14.00 horas

Descripción del trabajo

La función consiste en prestar apoyo y ayuda administrativos inmediatos al equipo ejecutivo. Además del apoyo administrativo, esta función también ayudará a organizar eventos y reuniones in situ en nombre del Equipo Ejecutivo. Trabajará en estrecha colaboración con el Director Ejecutivo y el Presidente del Consejo de Administración para prestar un servicio eficaz a la organización con vistas a la consecución de sus metas y objetivos.

Funciones y responsabilidades:

  • Proporcionar apoyo ejecutivo: Apoyar al equipo ejecutivo en tareas de administración, comunicación, coordinación y proyectos. Esto incluye programar reuniones, preparar órdenes del día, organizar y tomar notas, mantener fechas clave y entregables y ser anfitrión. Además, ayudarán en la gestión de proyectos, la supervisión del calendario de SOS y el mantenimiento de múltiples plazos en diversos departamentos.
  • Tareas administrativas y de oficina: Servir de punto de contacto clave para visitantes, socios y donantes. Responder a las llamadas entrantes y dirigirlas adecuadamente. Gestionar la correspondencia respondiendo puntualmente a los correos electrónicos y clasificando el correo, así como realizar los recados administrativos necesarios. A los visitantes, ofrecerles una bebida, presentarles a otras personas de la zona y mostrarles el baño. Cuando sea necesario, realizar las gestiones de los huéspedes, incluidos los pedidos de comida y las reservas.
  • Informes, documentación y apoyo administrativo: Ayudar a organizar y mantener los archivos actualizados y con las mejores prácticas. Ayudar a preparar informes puntuales y precisos en apoyo del equipo ejecutivo. Mecanografiar y preparar documentos, editar y corregir, confeccionar/diseñar piezas y propuestas.
  • Introducción de datos y mantenimiento de registros: Introducir y mantener con precisión datos en registros digitales y físicos, bases de datos y hojas de cálculo, garantizando la integridad y confidencialidad de los datos. Estas tareas incluyen, entre otras, el registro de donaciones/contribuciones en Salesforce, la actividad de regalos en especie y la gestión de los informes de gastos del personal.
  • Apoyo a eventos: Prestar apoyo a todos los actos especiales en función del apoyo al Equipo Ejecutivo.
  • Coordinación y mantenimiento de oficinas: Ayudar a coordinar las personas, los espacios y la comunicación en todo el equipo, sirviendo como punto de contacto y referencia para las operaciones cotidianas de la oficina y el apoyo a las personas. Ayudar a mantener la oficina preparada y lista para reuniones y eventos. Esto incluye garantizar una comunicación interna sólida, especialmente cuando parte del equipo se encuentra fuera del país. Esto incluye instantáneas semanales de reuniones, tareas y elementos de acción, así como calendarios compartidos y espaciales, y garantizar que los espacios estén listos para las reuniones.
  • Otras tareas asignadas

 

Cualificaciones:

  • Experiencia de 5 a 7 años con un sólido apoyo administrativo.
  • Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) y Google Suite.
  • Gran capacidad de organización y gestión del tiempo.
  • Excelentes dotes de comunicación verbal y escrita.
  • Capacidad para priorizar tareas y trabajar bajo presión.
  • Atención a los detalles y precisión.
  • Comportamiento profesional y amable.
  • Experiencia demostrada en un puesto administrativo, preferiblemente en una pequeña empresa.
  • Conocimiento de los equipos de oficina (teléfonos, fotocopiadora/impresora, ordenadores portátiles).
  • Preferiblemente bilingüe (español).

Envíe un currículum vítae y una carta de presentación a hr@sosresponds.org
*Por favor, tenga en cuenta que este no es un puesto remoto, es un puesto presencial en nuestras oficinas de Roanoke, TX.

Compartir esta actualización
Facebook
Twitter
WhatsApp
Envíe un correo electrónico a