Administrador Ejecutivo
Roanoke, TX
A tiempo parcial de lunes a jueves y viernes de 9.00 a 14.00 horas
Descripción del trabajo
La función consiste en prestar apoyo y ayuda administrativos inmediatos al equipo ejecutivo. Además del apoyo administrativo, esta función también ayudará a organizar eventos y reuniones in situ en nombre del Equipo Ejecutivo. Trabajará en estrecha colaboración con el Director Ejecutivo y el Presidente del Consejo de Administración para prestar un servicio eficaz a la organización con vistas a la consecución de sus metas y objetivos.
Funciones y responsabilidades:
- Proporcionar apoyo ejecutivo: Apoyar al equipo ejecutivo en tareas de administración, comunicación, coordinación y proyectos. Esto incluye programar reuniones, preparar órdenes del día, organizar y tomar notas, mantener fechas clave y entregables y ser anfitrión. Además, ayudarán en la gestión de proyectos, la supervisión del calendario de SOS y el mantenimiento de múltiples plazos en diversos departamentos.
- Tareas administrativas y de oficina: Servir de punto de contacto clave para visitantes, socios y donantes. Responder a las llamadas entrantes y dirigirlas adecuadamente. Gestionar la correspondencia respondiendo puntualmente a los correos electrónicos y clasificando el correo, así como realizar los recados administrativos necesarios. A los visitantes, ofrecerles una bebida, presentarles a otras personas de la zona y mostrarles el baño. Cuando sea necesario, realizar las gestiones de los huéspedes, incluidos los pedidos de comida y las reservas.
- Informes, documentación y apoyo administrativo: Ayudar a organizar y mantener los archivos actualizados y con las mejores prácticas. Ayudar a preparar informes puntuales y precisos en apoyo del equipo ejecutivo. Mecanografiar y preparar documentos, editar y corregir, confeccionar/diseñar piezas y propuestas.
- Introducción de datos y mantenimiento de registros: Introducir y mantener con precisión datos en registros digitales y físicos, bases de datos y hojas de cálculo, garantizando la integridad y confidencialidad de los datos. Estas tareas incluyen, entre otras, el registro de donaciones/contribuciones en Salesforce, la actividad de regalos en especie y la gestión de los informes de gastos del personal.
- Apoyo a eventos: Prestar apoyo a todos los actos especiales en función del apoyo al Equipo Ejecutivo.
- Coordinación y mantenimiento de oficinas: Ayudar a coordinar las personas, los espacios y la comunicación en todo el equipo, sirviendo como punto de contacto y referencia para las operaciones cotidianas de la oficina y el apoyo a las personas. Ayudar a mantener la oficina preparada y lista para reuniones y eventos. Esto incluye garantizar una comunicación interna sólida, especialmente cuando parte del equipo se encuentra fuera del país. Esto incluye instantáneas semanales de reuniones, tareas y elementos de acción, así como calendarios compartidos y espaciales, y garantizar que los espacios estén listos para las reuniones.
- Otras tareas asignadas
Cualificaciones:
- Experiencia de 5 a 7 años con un sólido apoyo administrativo.
- Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) y Google Suite.
- Gran capacidad de organización y gestión del tiempo.
- Excelentes dotes de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para priorizar tareas y trabajar bajo presión.
- Atención a los detalles y precisión.
- Comportamiento profesional y amable.
- Experiencia demostrada en un puesto administrativo, preferiblemente en una pequeña empresa.
- Conocimiento de los equipos de oficina (teléfonos, fotocopiadora/impresora, ordenadores portátiles).
- Preferiblemente bilingüe (español).
Envíe un currículum vítae y una carta de presentación a hr@sosresponds.org
*Por favor, tenga en cuenta que este no es un puesto remoto, es un puesto presencial en nuestras oficinas de Roanoke, TX.