Puesto vacante: Coordinador administrativo

Coordinador administrativo
Roanoke, TX
A tiempo completo

Descripción del trabajo
El Coordinador Administrativo es responsable de proporcionar apoyo administrativo y organizativo esencial, garantizando el buen funcionamiento de la oficina y ayudando en diversas tareas para facilitar la misión de SOS Internacional, en apoyo del Equipo Ejecutivo. 

Funciones y responsabilidades principales:

• • Apoyo ejecutivo: Gestionar horarios y calendarios, Coordinar reuniones, citas y eventos, garantizando la preparación y el seguimiento oportunos de nuestro Director Ejecutivo y Presidente del Consejo.
  • Preparar documentos y correspondencia: Redactar correos electrónicos, cartas, informes y otros materiales según sea necesario, manteniendo un estilo profesional y organizado.
  • Gestionar las comunicaciones: Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes, incluidos los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y el correo, garantizando respuestas puntuales y precisas.
  • Supervisar los plazos de impresión: Organizar y gestionar proyectos de impresión teniendo en cuenta la calidad y la rentabilidad.
  • Gestión de la oficina: Supervisar los plazos de servicio, los equipos y las instalaciones, revisar los contratos/renovaciones a medida que vencen los plazos, garantizar el buen funcionamiento y la organización.
  • Ayudar en proyectos e iniciativas especiales: Prestará apoyo a todos los actos especiales en función del apoyo al Equipo Ejecutivo. Esta función apoyar diversos proyectos e iniciativas coordinando tareas, gestionando plazos y preparando materiales.
  • Proporcionar apoyo logístico: Apoyar la coordinación de personas, espacios y comunicación dentro del equipo, actuando como principal punto de contacto y referencia para las operaciones diarias de la oficina y el apoyo a los empleados. Garantizar que la oficina esté organizada y preparada para reuniones y eventos. Facilitar una comunicación interna sólida, especialmente cuando parte del equipo se encuentre fuera del país. Esto implica proporcionar actualizaciones semanales sobre reuniones, tareas y elementos de acción, gestionar calendarios compartidos y garantizar que los espacios de reunión estén debidamente preparados.

• • Hospitalidad y acogida: Este puesto será un punto de contacto clave para socios, visitantes y donantes. Además, ayudará a organizar reuniones y eventos especiales, asegurándose de que los espacios estén listos, los refrigerios preparados y todo en su sitio.

• • Otras tareas asignadas

Cualificaciones:

• • Gran capacidad administrativa y organizativa: Capacidad para gestionar el tiempo, priorizar tareas y mantener la precisión y la atención al detalle. 
  • Excelentes dotes de comunicación: Capacidad para comunicarse eficazmente tanto verbalmente como por escrito. 
  • Dominio del paquete Microsoft Office: Conocimientos de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. 
  • Dominio de Google Suite, incluida la gestión de Google Calendars.
  • Familiaridad con el software y los sistemas de las organizaciones sin ánimo de lucro: Conocimiento del software habitual de recaudación de fondos, gestión de subvenciones y bases de datos. 
  • Sólidas habilidades interpersonales: Capacidad para relacionarse profesionalmente con un amplio abanico de personas. 
  • Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo: Adaptabilidad y voluntad de iniciativa.